Guida all’accesso agli atti presso l’U.R.P. dell’Ufficio di Scopo Condono

Il diritto del cittadino all’accesso agli atti è il principio cardine dell’attività amministrativa e persegue il fine di assicurarne la trasparenza e lo svolgimento imparziale.

Attraverso l’accesso agli atti gli interessati prendono visione e/o estraggono copia dei documenti custoditi dall’Amministrazione contenenti informazioni necessarie alla tutela dei loro diritti civili e sociali.

Possono richiedere l’accesso agli atti tutti i soggetti privati, compresi quelli portatori di interessi pubblici o diffusi, che abbiano un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente a una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l’accesso.

L’Ufficio di Scopo Condono detiene circa 250mila pratiche relative ad altrettante istanze di condono che interessano circa un quarto degli immobili presenti nella città di Roma: per garantire alle migliaia di utenti che ne fanno richiesta ogni anno l’accesso ai documenti amministrativi e alle informazioni relative ai procedimenti attivati, sono in funzione presso l’U.R.P. diverse modalità di acquisizione di informazioni e copie di documenti.

- Servizio informazioni
- S.I.D. info.condono@rpr-spa.it
- Accesso agli atti standard
- Servizio Acquisizione Copie Informale (A.C.I.)
- Estrazione copie con procedura d’urgenza (ex art. 10-bis o previa esibizione mod. 21/A)
- Visure C.T.U.
- Accesso agli atti formale

Servizio informazioni

Presso il front office o scrivendo a info.condono@rpr-spa.it è possibile:

  • conoscere lo stato di lavorazione di un’istanza di condono
  • chiedere all’Ufficio se il proprio sollecito ha avuto efficacia, se è stato correttamente recepito e in caso contrario inoltrare una segnalazione all’ufficio competente
  • sapere se su un immobile di cui si conoscano solo l’indirizzo e/o il proprietario pende un’istanza di condono
  • raccogliere informazioni di carattere tecnico (superfici, volumi, tipologia d’abuso) su pratiche di condono in lavorazione presso questo ufficio
  • sapere se l’Ufficio di Scopo Condono ha inviato una comunicazione non ancora pervenuta al destinatario (richiesta documentazione, invio per conoscenza di richieste di parere, comunicazioni di improcedibilità, lettere di invito al ritiro della concessione, ecc.)
  • acquisire informazioni di carattere generico sulle attività svolte e conoscere le modalità di erogazione dei servizi offerti dall’Ufficio di Scopo Condono
  • avere informazioni sulla normativa di riferimento

In questi casi non è necessario prendere un appuntamento per l’accesso agli atti, perché le informazioni richieste possono essere acquisite direttamente a sportello previa esibizione del documento di identità del proprietario (o di un atto di delega, se l’informazione è richiesta da una terza persona).

Le stesse informazioni possono essere richieste inviando una mail al S.I.D. (Servizio Informazioni Digitale), seguendo le indicazioni disponibili nella pagina dedicata.

Accesso agli atti

Se le informazioni disponibili da terminale risultano insufficienti ed è necessario prendere visione e/o estrarre copia di documenti contenuti nei fascicoli cartacei dell’Ufficio di Scopo Condono, presso l’URP sono attive cinque diverse modalità di accesso agli atti:

1. Accesso agli atti standard
2. Servizio Acquisizione Copie Informale (A.C.I.)
3. Acquisizione copie con procedura d’urgenza
4. Visure C.T.U.
5. Accesso agli atti formale

L’accesso agli atti standard, l’A.C.I. e l’acquisizione copie con procedura d’urgenza sono riservati ai proprietari dell’immobile o a un loro delegato. Il giorno dell’appuntamento il richiedente compila pertanto il Modello 01 per la richiesta di Accesso agli atti INFORMALE.

1. Accesso agli atti standard

L’Ufficio di Scopo Condono effettua cinque accessi agli atti standard al giorno. Con questa modalità di accesso agli atti il richiedente può prendere visione del fascicolo e al momento della visura può riprodurre anche con mezzi propri (apparecchi fotografici o digitali) i documenti desiderati.

Per accedere al servizio occorre prenotare un appuntamento attraverso il Sistema di Prenotazione on line, inviando all’indirizzo info.condono@rpr-spa.it La documentazione che prova la titolarità a chiedere l’accesso agli atti per il fascicolo prenotato (documento del proprietario, eventuale delega e atto di compravendita, etc.).

L’accesso agli atti standard è riservato al proprietario dell’immobile o a un suo delegato.

La Domanda di accesso INFORMALE (Modello 01) deve essere protocollata il giorno dell’appuntamento ovvero inviata via PEC all’indirizzo protocollo.urbanistica@pec.comune.roma.it almeno cinque giorni prima dell’appuntamento, portando la ricevuta di avvenuta consegna da parte del Protocollo del Dipartimento Programmazione e Attuazione Urbanistica (es: QI 2019/0123456). In caso di mancata ricezione portare con sé la documentazione probante la titolarità in formato cartaceo.

Per far fronte alle numerose richieste di accesso agli atti standard, che esauriscono rapidamente tutti gli appuntamenti che periodicamente si rendono disponibili sul Sistema di Prenotazione on line, dalla fine di novembre 2018 è attivo il Servizio Acquisizione Copie Informale (A.C.I.)

2. Servizio A.C.I. (Acquisizione Copie Informale)

Con l’Acquisizione Copie Informale l’interessato prenota in anticipo i documenti di cui intende estrarre copia e che troverà già disponibili il giorno dell’appuntamento.

Al momento della prenotazione l’utente indica nello spazio delle note i documenti desiderati e invia contestualmente una email a acicondono@rpr-spa.it allegando la titolarità (documento di identità del proprietario, delega, ecc.).

Con il Servizio A.C.I. non c’è visura del fascicolo, a meno che in fase di estrazione copie non emergano elementi che è opportuno sottoporre all’attenzione del cittadino per consentire all’ufficio l’univoca individuazione del documento richiesto o affinché il richiedente possa vedere pienamente garantito il proprio diritto alla trasparenza e alla pubblicità dell’azione amministrativa. Nella fattispecie possono dare luogo a visura del fascicolo casi come istanze di condono articolate in molti sottonumeri di cui è difficile la corretta individuazione del documento richiesto; istanze di condono sulle quali occorre verificare se sussistano le condizioni per procedere a una rettifica; pratiche oggetto di densa attività tecnico-amministrativa e che consigliano la presenza dell’interessato per una più agevole individuazione del documento desiderato.

Alla luce dei tempi di attesa inferiori si consiglia vivamente di servirsi dell’A.C.I., segnalando eventualmente ad acicondono@rpr-spa.it o a info.condono@rpr-spa.it particolari esigenze, debitamente motivate e documentate.

Per accedere al Servizio A.C.I. è necessario seguire con attenzione le istruzioni pubblicate nell’apposita pagina dedicata al servizio.

Per prendere un appuntamento con il Servizio A.C.I. è attivo il Sistema di prenotazione on line al quale si accede attraverso il sito www.risorseperroma.it, sezione Condono edilizio, Prenotazione on line. Per difficoltà nella registrazione o nella prenotazione è utile consultare la Guida al sistema di prenotazione on line.

3. Acquisizione copie con procedura d’urgenza

Se si ha urgenza di ritirare copia del solo titolo abilitativo edilizio in sanatoria in vista di un atto di compravendita imminente è possibile richiedere al Responsabile U.R.P. di consentire l’acquisizione della copia anche senza prenotazione. In questo caso è necessario esibire un Modello 21/A firmato e timbrato da un notaio che attesti l’urgenza di ritirare il documento.

Anche in caso di ricezione di Comunicazione di improcedibilità ai sensi dell’art. 10-bis della L.241/90 ci si può rivolgere al Responsabile U.R.P. per richiedere di prendere visione del fascicolo ed estrarre copia degli atti menzionati nel provvedimento. In questo caso è necessario esibire la Comunicazione di improcedibilità ricevuta. Non è necessaria la prenotazione attraverso il Sistema on line.

La richiesta di acquisizione copie con procedura d’urgenza va presentata direttamente al Responsabile U.R.P. non più tardi delle 8.30. L’accoglimento è subordinato alla sua approvazione previa verifica della capacità operativa dell’archivio e della collocazione del fascicolo.

Gran parte dei fascicoli relativi a istanze di condono già perfezionate sono custoditi infatti presso la sede di Pomezia dell’archivio dell’Ufficio di Scopo Condono e la loro acquisizione presso l’U.R.P. di via di Decima 96 richiede circa venti giorni. Dopo l’accoglimento della richiesta l’utente compila e presenta al Protocollo il Modello 01 per la richiesta di Accesso agli atti INFORMALE.

4. Visure C.T.U.

Ai CTU sono riservati cinque appuntamenti al giorno. Per l’appuntamento è attivo il Sistema
di Prenotazione on line (www.risorseperroma.it, Sezione Condono edilizio, Prenotazione on line
- Accesso agli atti Tecnico-CTU). Il CTU può prendere visione del fascicolo e riprodurre anche con mezzi propri (apparecchi fotografici o digitali) i documenti desiderati, nel rispetto della normativa.
Le modalità di accesso al servizio per i C.T.U. sono pubblicate nella pagina dedicata alle Visure C.T.U.

I CTU compilano la Domanda di accesso INFORMALE (Modello 01) che deve essere protocollata il giorno dell’appuntamento, ovvero inviata tramite PEC all’indirizzo protocollo.urbanistica@pec.comune.roma.it almeno cinque giorni prima dell’appuntamento, portando con sé la ricevuta di avvenuta consegna da parte del Protocollo del Dipartimento Programmazione e Attuazione Urbanistica (es: QI 2019/0123456). Alla Domanda di accesso agli atti va allegato l’atto di nomina del Tribunale.

5. Accesso agli atti formale

L’accesso agli atti FORMALE va richiesto nel caso in cui vi siano dei “controinteressati” all’accesso agli atti, ovvero nel caso in cui il richiedente sia una persona diversa dal proprietario dell’immobile, da altro soggetto titolato o da un suo delegato. In questo caso prima di autorizzare la richiesta l’Amministrazione è tenuta a darne comunicazione ai controinteressati. L’accesso agli atti FORMALE è richiesto inoltre quando sorgano dubbi sulla legittimazione del richiedente e in tutti gli altri casi previsti dalla normativa.

Il richiedente compila il modello 01/A - Domanda di accesso FORMALE ai documenti amministrativi e lo presenta al Protocollo o lo invia all’indirizzo PEC protocollo.urbanistica@pec.comune.roma.it.

Dopo aver ricevuto risposta dal Responsabile del Procedimento L.241/90 l’utente scrive da una casella di posta elettronica ordinaria o da un indirizzo PEC abilitato alla ricezione di messaggi da email ordinarie a info.condono@rpr-spa.it per fissare un appuntamento per l’accesso agli atti.


Si ricorda che in base all’art. 25 comma 2 della L.241/90 la richiesta di accesso agli atti deve essere sorretta da una motivazione che il richiedente indica nel modello di presentazione della domanda di accesso agli atti (Modello 01).

Una sentenza del Consiglio di Stato (n. 461, Sez. IV del 29 gennaio 2014) ha dichiarato inammissibile una richiesta di accesso agli atti motivata da una mera “esigenza storico-documentale”: la richiesta deve essere quindi puntualmente motivata e la motivazione deve essere riferita all’interesse che si intende tutelare con l’accesso agli atti.

Tale principio è riaffermato anche per evitare al cittadino inutili attese, ricerche infruttuose e spese superflue. A tal fine si invita a tenere conto delle seguenti indicazioni:

- Se l’Ufficio di Scopo Condono richiede della documentazione, tale documentazione si intende non presente nel fascicolo. Chiedere di effettuare un accesso agli atti a seguito di una richiesta di documentazione da parte dell’Ufficio di Scopo Condono vuol dire allungare i tempi della lavorazione della pratica in oggetto, oltre che sovraccaricare tempi e modalità di svolgimento dell’attività amministrativa. Se si ritiene di aver già presentato la documentazione richiesta si consiglia di chiedere spiegazioni al front office, dove si può chiedere all’operatore di verificare dal se tale documentazione risulti già presente in pratica. Si tenga conto che documentazione presentata a questo ufficio dieci o venti anni fa potrebbe non essere più conforme agli standard dettati dalla normativa attuale in materia tecnico-urbanistica e/o amministrativa e potrebbe quindi essere necessario produrre documentazione aggiornata. Per quanto riguarda le planimetrie si prega di prestare attenzione alla data della loro presentazione al Catasto. Tecnici e cittadini incorrono infatti spesso nell’errore di presentare a questo ufficio l’ultima planimetria dell’immobile disponibile al Catasto, mentre l’Ufficio di Scopo Condono richiede (salvo casi particolari) la planimetria relativa rigorosamente ed esclusivamente all’anno dell’abuso. In caso di errori materiali di accatastamento, l’Ufficio di Scopo Condono si riserva di chiedere un elaborato grafico in sostituzione della planimetria da allegare alla concessione. In generale, una nuova richiesta di documentazione a seguito di documentazione già trasmessa indica che la prima documentazione inviata non è sufficiente o non è conforme a quanto dettato dalla normativa e non può quindi essere utilizzata ai fini dell’iter istruttorio.

- Se l’iter tecnico-amministrativo di una pratica non ha registrato negli ultimi mesi o negli ultimi anni delle attività rilevanti non è necessario effettuare un accesso agli atti per riavviarne la lavorazione. Se la pratica risulta ferma da tempo occorre verificare al front office o scrivendo una mail al Servizio Informazioni Digitale (S.I.D.) se sia mai stata presentata una richiesta di sollecito, ovvero un atto propulsivo col quale l’interessato chiede a questo ufficio di avviarne o riprenderne l’iter istruttorio. Se dal front office risulta essere stata correttamente presentata una richiesta di sollecito, l’utente si informa dei tempi di lavorazione e chiede all’U.R.P. di fare una segnalazione al Responsabile dell’istruttoria affinché verifichi perché tale sollecito non sia stato recepito e provveda a riavviare l’iter tecnico-amministrativo. Dopo qualche giorno (di norma due settimane) l’interessato torna al front office o scrive a info.condono@rpr-spa.it per verificare che la propria segnalazione all’U.R.P. abbia avuto efficacia. Come non è necessario fare un accesso agli atti per far riattivare la lavorazione di una pratica, così non è necessario presentare un nuovo sollecito, naturalmente se il primo sollecito è stato correttamente presentato. Tale verifica può essere agevolmente fatta a sportello o inviando una mail al S.I.D. (Servizio Informazioni Digitale, ovvero info.condono@rpr-spa.it).

L'accesso agli atti è soggetto al pagamento dei diritti di ricerca, visura e riproduzione come indicato nel Vademecum diritti pubblicato da Roma Capitale e disponibile anche nella Sezione Condono edilizio del sito www.risorseperroma.it - Modulistica. La visione e la riproduzione dei documenti effettuate dal richiedente in autonomia con mezzi propri (apparecchi fotografici o digitali) sono gratuite salvo specifiche tipologie.

 

Guida all’accesso agli atti U.R.P. Ufficio di Scopo Condono (f.to Pdf - 86 KB)


Normativa:

 

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Data ultimo aggiornamento: 02/08/2019

 
 
 
 
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